«Проверка на прочность» руководителя проекта

Навыки прямой коммуникации. Навыки оценки ситуации и маневрирования. Правильное позиционирование проекта в организации. Критерии, которые могут послужить предпосылками принятия решения о сохранении или замене руководителя проекта.

Оценка текущего состояния проекта:

Проверка «дееспособности» куратора

Доступ к финансированию для проекта. Контроль за сферами, в которых предполагается провести изменения. Способность обеспечивать ресурсы, полномочия принимать решения. Знание затрагиваемых бизнес-процессов. Доступность – наличие времени на осуществление кураторской поддержки проекта.

Оценка заинтересованности заказчика

Понимание заказчиком предлагаемого решения. Изменения в бизнесе, которые могли бы изменить характер проект. Подтверждение желания предоставлять ресурсы на проект (или продолжать это делать). Полезность предоставляемых ресурсов. Отличие заказчика от конечного пользователя.

Оценка бизнес-процессов заказчика

Вовлечение конечных пользователей в процесс выработки решений. Использование различных возможностей согласования решений с пользователями. Оценка моделей бизнес-процессов заказчика.

Оценка команды

Поддерживают ли лидеры команды основные цели проекта? Были ли знания и опыт членов команды использованы должным образом? Критерии принятия решения об использовании текущей команды проекта или набора новой.

Оценка поддержки проекта

Необходимость поддержки проекта со стороны заинтересованных сторон, независимо от степени их сопротивления.

Оценка проекта

Удовлетворенность заказчика. Ограничения проекта. Наиболее серьезные проблемы проекта и их причины. Ресурсы и информация, необходимые для выполнения задач, находящихся на критическом пути. Основные контрольные события, важные для бизнеса. Оценка достижения результатов. Влияние и отражение изменений в бизнесе на изменение проекта.

Оценка подходов к управлению проектом

Анализ документов проекта: устав проекта, содержание проекта, ИСР, план управления рисками, план коммуникаций, журнал проблем.

Оценка целесообразности отмены проекта

Оценка целесообразности и порядок закрытия проекта.

Способы подготовки к выводу проекта из кризиса

Обсуждение нежелательных сценариев. Предыдущий опыт. Причины сложившейся ситуации. Начало принятия коррективных мер.

Получение одобрения нового направления проекта

Перераспределение сил для продолжения проекта: кураторы, заказчики, поддерживающие организации. План «культурного перехода»: принципы работы, подготовка отчетности, устав команды. Работа со страхами и отсутствием доверия.

Разработка/доработка планов управления рисками

Идентификация и приоритизация рисков. Планы нейтрализации рисков. Действия при превышении бюджета. Действия при выполнении задач, связанных с высоким риском. Метрики для оценки состояния составляющих рисков и эффективности мер по их нейтрализации. Специальные планы обеспечения коммуникации по вопросам, связанным с рисками.

Анализ критического пути и «путь к победе»

Фокус на ресурсах и информации, необходимых для выполнения задач на критическом пути. Операции на критическом пути как контрольные точки для заинтересованных сторон. Ключевые события на «пути к победе»: быстрые результаты, необходимые для восстановления веры в проект, «минимальный пусковой комплекс».

Восстановление коммуникаций

«Правда и ничего кроме правды». Управление информацией о требованиях. Роль бизнес-аналитика. Анализ процессов подготовки отчетности о проекте. Передача информации в команде.

Согласование ожиданий заинтересованных сторон

Определение текущих ожиданий. Сбор требований. Ценности и приоритеты. Определение целей. Разработка метрик для объективной оценки. Согласование ожиданий заинтересованных сторон с единым приоритетным списком целей. Выявление конфликтов и противоречий. Обновление планов управления рисками. Вовлечение персонала компании.

Изменение составляющих элементов плана проекта

Доработанный устав проекта. Пересмотренное определение содержания проекта. Расширенная ИСР. Пересмотренные сметы. Реалистичный календарный план с учетом ресурсов. Доработанный план управления рисками. Чек-листы оценки заинтересованных сторон. Выполнимый план коммуникаций. Актуализированный бюджет с разбивкой по этапам. Модернизированный процесс управления изменениями. Журнал проблем. План управления качеством. Перезаключенные контракты.

Собрание, посвященное «реанимации» проекта

Утверждение новых подходов к реализации проекта. Внимание на вопросах и рисках. Информация о процессах принятия решений, и любых изменениях в сроках, объеме работ и ожиданиях. Изменение восприятия проекта. Критерии успеха и порядок их признания.

Раздел 3

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ, ВЫВОДИМЫМ ИЗ КРИЗИСА – 4 часа

Оценка готовности организации заказчика

Обеспеченность соответствующим персоналом/опытом. Понимание новых бизнес-процессов и методов работы (нетехническое тестирование). Оценка готовности персонала, процессов и подразделений к введению новых систем. Проверка уровня коммуникаций.

Управление изменениями, связанными с перераспределением полномочий

Четкое понимание процессов принятия решений и утверждение направлений работы. Оценка кураторов, их замена при необходимости. Доработка устава проекта при необходимости. Назначение руководителей групп. Разработка/утверждение бизнес-процессов. Техническая модель и структура (в зависимости от типа процесса). Доработка процесса принятия решений.

Управление изменением культуры

Управление ожиданиями в отношении отчетности: по проекту, по ежедневному объему работ. Процедуры управления, и более активная поддержка и выполнение обязательств со стороны руководства. Процессы коммуникаций и ожидания от коммуникаций. Личное общение как наиболее эффективный канал коммуникаций.

Способы уменьшения опасений у членов команды проекта

Управление восприятием – оно более реально, чем «реальность». Анализ окружения проекта. Ключевые цели взамен текущих ожиданий. Немедленное устранение «мелких» проблем.

Анализ бизнес-процессов

Расхождение целей и бизнес-процессов. Минимизация расхождений: процессы «как есть» и «как должно быть». Вовлечение заказчика. Понимание куратором и заказчиком сути решения. Порядок управления изменениями и сложностью проекта. Организационная готовность к принятию решения. Перечень заинтересованных сторон и план управления: на уровне проекта и на уровне бизнеса. Основа для проверки решений и процессов.

Проблемы, затрудняющие вывод проекта из кризиса

Отсутствие куратора/ключевых заинтересованных сторон. Расхождения между заказчиком и конечным пользователем. «Исчезновение» ресурсов. Отсутствие участия функционального направления бизнеса. Отсутствие финансового обеспечения. Конфликты между техническими специалистами.

Признаки необходимости вывода проекта из кризиса

Недоверие куратора. Неудовлетворенность заказчика. Изменения в бизнесе. «Недееспособность» руководителя проекта. Отношение членов команды проекта. Отсутствие или неправильное понимания модели бизнес-процессов «как есть» и «как должно быть». Отношение к статусу проекта. Ограничения проекта. Бэклог проблем. Соответствие финансирования содержанию проекта. Контроль затрат по проекту. План управления рисками и продуманные процессы. Задачи на критическом пути.

Чек-лист кризисного проекта

Вопросы поддержки со стороны куратора. Вопросы заказчиков. Изменения в бизнесе. Бесконтрольная текучесть членов команды. Недостатки в календарном плане / ИСР. Отсутствие картирования процесса. Состояние плохое, а команда спокойна. Финансирование. Несоответствия в статусе проекта.

Предотвращение кризисного состояния

Периодичность подготовки отчетов о статусе проекта. Микро-управление требованиями, процессами управления проектом и результатами. Микро-контроль персонала и операций.